Niszczenie dokumentów papierowych w świetle RODO:
RODO określa zasady związane z niszczeniem dokumentów zawierających dane o szczególnym znaczeniu. Ich nieprzestrzeganie skutkuje wysokimi karami finansowymi. Każde przedsiębiorstwo, instytucja, organizacja posiada kilka typów dokumentacji zawierających dane wrażliwe.
Ustawa dotyczy wszystkich osób fizycznych oraz firm i instytucji, które przetwarzają dane osobowe. To pojęcie odnosi się do standardowych procesów, na przykład zawarcia umowy o pracę lub przyjęcia listu motywacyjnego potencjalnego pracownika. Firmy i instytucje mają obowiązek ochrony wszelkich danych wrażliwych, którymi są tak podstawowe informacje jak imię i nazwisko czy adres e-mail kontrahentów, pracowników lub klientów.
W ustawie znajduje się zapis o nakazie przetwarzania danych w taki sposób, aby informacje były odpowiednio chronione, a osoby niepowołane nie miały do nich dostępu.
Integralną częścią przetwarzania danych jest również niszczenie dokumentów, na których się znajdują, więc również ten proces musi odbywać się w sposób zapewniający należytą ochronę, którą może Państwu zapewnić AMMA Services.
W przypadku kontroli firma zobowiązana jest przedstawić nie tylko system ochrony danych osobowych ale również stosowną dokumentację potwierdzającą bezpieczne zniszczenie dokumentów z poufnymi danymi.
Przestrzeganie procedur może zaważyć nie tylko na kondycji finansowej firmy, ale także na jej reputacji i spadku wiarygodności jako partnera biznesowego dla innych podmiotów.
Surowe wytyczne RODO mogą okazać się niezwykle trudne, czasochłonne i kosztowne do wdrożenia, jeżeli firma chciałaby podjąć się samodzielnego niszczenia dokumentów. Brak odpowiedniej wiedzy i doświadczenia w zakresie legalnej utylizacji informacji sprawia, że coraz więcej podmiotów decyduje się powierzyć zniszczenie dokumentów profesjonalnej firmie, która zrobi to dokładnie i bezpiecznie.
Poprawne zniszczenie poufnej dokumentacji musi odbyć się zgodnie z najwyższą, 3 klasą tajności według normy DIN 66399.
AMA Services jako przetwarzający (podmiot, któremu zniszczenie danych zostanie zlecone) podpisuje z administratorem danych umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu ich bezpiecznego zniszczenia.
RODO zakazuje przechowywania danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, co wiąże się z bezpośrednim obowiązkiem ich zniszczenia. Możesz zrobić to sam, ryzykując stratę czasu, energii i pieniędzy lub powierzyć naszej firmie, która zajmuje się tym profesjonalnie. Skoncentruj się na rozwoju swojego przedsiębiorstwa i nie ryzykuj ujawnienia poufnych danych. W świetle przepisów RODO niszczenie dokumentacji papierowej, jak również znajdującej się na nośnikach elektronicznych należy przeprowadzić w taki sposób aby z powstałych fragmentów ( papieru/nośnika) nie dało się odczytać informacji. RODO nie precyzuje wielkości ścinek, ustalenie ich parametrów leży w gestii administratora danych i w tym zakresie również jesteśmy w stanie sprostać Państwa oczekiwaniom.